Les services en développement Excel proposés par Nexicube couvrent un large éventail de réalisations techniques. Cette section présente un ensemble non exhaustif des possibilités offertes par Excel, la suite Microsoft Office et VBA, à travers des exemples concrets. Chaque exemple peut naturellement être adapté au cas par cas.

Orange Essilor BNP Paribas Atos SNCF

Interfaçage formulaire Excel avec base de données ERP

Question : Je travaille au service commercial d'un grand Groupe louant des photocopieurs pour les entreprises. Mon équipe commerciale sur le terrain ne dispose d'aucun outil adapté pour établir à nos clients, rapidement et de façon fiable, des devis. Pourtant tout notre matériel et nos prix sont référencés dans une base Oracle tenue à jour au siège par la Direction commerciale.

Consolidation de données

Question : Notre PME ne s'est pas doté d'un système performant. Du coup nous traitons toutes nos demandes clients à l'aide de fichiers Excel éparpillés dans des répertoires réseau. Chaque utilisateur s'étant approprié le formalisme et ayant ajouté sa couche de personnalisation, il est désormais très difficile d'avoir une vue consolidée des données ou d'en faire une analyse sur une période de temps donnée.

Automatisation de tâches récurrentes

Question : Une personne de mon service doit chaque semaine mettre à jour un fichier à partir de plusieurs fichiers Excel qu'elle reçoit par email, vérifier et corriger manuellement certaines données avant de faire le reporting hebdomadaire du service. Malgré l'expérience qu'elle a acquise, cette tâche lui prend toujours 2 à 3 heures à chaque fois. C'est fastidieux pour elle, ça ne lui permet pas de faire d'autres choses et, si elle venait à partir, son remplaçant devrait tout ré-apprendre à partir de zéro, avec les erreurs et le temps perdus que cela entraîne.

Excel reste à ce jour l'outil le plus employé et le plus apprécié par les collaborateurs pour accomplir un grand nombre de tâches dans une société. Pourtant Excel n'est a priori pas l'outil le plus approprié dans la majorité des cas puisqu'étant très généraliste, il ne peut pas être spécifiquement adapté à tous les travaux. Or, si la plupart des gens l'utilisent autant, c'est qu'il y a malgré tout de bonnes raisons à cela:

  • Excel est très souple d'utilisation, offre de nombreuses fonctionnalités (tri, tableau croisé dynamique, ...)
  • Excel peut gérer une quantité importante de données (surtout depuis la version 2007) et trouve la faveur de certains pour une exploitation orientée "base de données"
  • Excel est très répandu et un fichier .xls peut être lu par pratiquement n'importe qui

Une fausse idée assez répandue est que le temps investi à développer l'automatisation d'une tâche ne pourra pas être compensé par le gain qu'apporte l'automatisation elle-même. Ainsi, un collaborateur est toujours réticent à se lancer dans le développement d'une macro Excel, surtout s'il exécute sa tâche manuellement depuis un certain temps.

Il est pratiquement toujours bénéfique d'automatiser une tâche courante!

Partant de ce constat une entreprise aura tout intérêt à automatiser au maximum les tâches courantes afin:

  • de dégager du temps
  • de valoriser ses ressources humaines, à la fois financièrement et humainement
  • fiabiliser et standardiser le résultat attendu du processus en question

Un collaborateur sachant automatiser ses tâches courantes pourra s'affranchir d'un grand nombre d'erreurs, d'une fatigue inutile et consacrer son temps aux tâches à plus forte valeur ajoutée. Cette compétence le rendra apte à accepter d'autres responsabilités, plus importantes, et à les mener avec succès.

Voici des exemples de tâches pouvant être facilement automatisées:

  • saisie d'informations via un formulaire pour standardiser et fiabiliser
  • alimentation automatique d'une base de données (Excel, Access, ...) à partir de plusieurs fichiers dans un répertoire
  • création d'une présentation Powerpoint à partir de données Excel
  • ...

Les opportunités sont nombreuses! Nous pouvons vous aidez à évaluer l'investissement en regard du gain attendu afin de trouver le meilleur compromis financier.

N'hésitez pas à nous contacter pour connaître les solutions qui s'offrent à vous.

Reporting

Question: Notre organisation a besoin de mettre rapidement en place un reporting de pilotage de portefeuille projets ou de programmes. Actuellement, chaque chef de projet renseigne un fichier Excel (dont il n'a pas toujours la version à jour) avec des données relatives à l'avancement de ses projets (franchissement de jalon, validation de comité de pilotage, révision du budget prévisionnel et du budget consommé, etc.). Notre PMO vient ensuite alimenter son propre tableau de bord en récupérant ces données auprès de chaque chef de projet. Ainsi, il effectue la consolidation du reporting en saisissant à nouveau ce qui a déjà été saisi par ailleurs, ce qui entraine une perte de temps et des risques d'erreurs lors de la recopie de ces données. Nous ne souhaitons pas investir dans un outil de suivi de portefeuille projets du marché qui serait couteux, complexe, long à déployer et non adapté à l'organisation et à la méthodologie que nous avons mise en place.

Prototypage rapide

Question: Nous lançons un nouveau programme de refonte globale de notre modèle de gouvernance et de gestion financière. Notre objectif et d'améliorer l'alignement et la gouvernance entre les différentes directions de notre entreprise et notre stratégie Groupe. Avant de lancer un appel d'offres sur le développement / paramétrage du nouveau SI, nous souhaiterions avoir une idée précise de la solution cible et que celle-ci soit validée par les principaux collaborateurs concernés de notre société.

Optimisation de systèmes complexes non linéaires

Question: Nous souhaitons optimiser un planning de production répondant à des contraintes métiers très fortes (outillage de production, capacité machines, ressources humaines, besoin en amont, etc.). Actuellement, le planning est réalisé manuellement et cherche à maximiser un ensemble d'objectifs, sans y parvenir de façon satisfaisante. Les paramètres à prendre en compte sont extrêmement nombreux et la modification de l'un vient impacter les autres.

Outils de simulation en gestion patrimoniale

Vous êtes cabinet en gestion de patrimoine: dotez-vous d'outils de simulation spécifiques à la fiscalité en cours et apportez un conseil expert à votre clientèle.

PowerPivot

PowerPivot est un add-in (installable sur Excel 2010 et pré-installé sur 2013) permettant de faire de l'analyse poussée en business intelligence à partir de votre environnement Excel classique. Il permet de créer des cubes multi-dimensionnels, etc.

Compatibilité multi-versions d'Excel

Vous avez des macros développées sur une vieille version d'Excel (Excel 2000, 2003) et souhaitez passer à une version plus récente? Confiez-nous la remédiation de ces macros. Selon le besoin, nous pouvons les améliorer et assurer leur compatibilité sur plusieurs versions (ex : Excel 2007 à 2013, en 32 et 64 bits).

Sécurité

Excel est votre outil préféré, malheureusement sans développement spécifique, Excel n'est pas prévu pour sa sécurité à toute épreuve. Nous pouvons auditer vos classeurs, identifier leurs failles de sécurité et renforcer significativement la protection de base.